Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Если вы решили поставить компанию на учет по адресу помещения, которое будет использоваться по договору аренды, стоит получить у собственника согласие. Оно оформляется в форме гарантийного письма. Документ не является обязательным при регистрации ООО, но ФНС часто запрашивает его дополнительно. Рассмотрим основные вопросы касаемо гарантийных писем.
Содержание
  1. Когда ООО должно предоставлять гар.письмо в налоговую
  2. Кто ответственный за составление документа
  3. Что должно быть в содержании
  4. Правила подготовки документа в 2022 году
  5. Варианты подачи письма с гарантией в налоговый орган
  6. В каких ситуациях ФНС разрешает оформлять фирму по домашнему адресу

Образец гарантийного письма от юридического лица

Пример гарантийного письма от физического лица

1. Когда юрлицо предоставляет в ФНС гар.письмо

Причины, по которым фирма может запросить гарантию у своего арендодателя,могут быть разными:

  • Для налоговой, которая часто запрашивает гарантию для регистрации адреса компании.
  • Для своей безопасности, если контрагент непроверенный.
  • Для уверенности, что компания может рассчитывать на аренду помещения и его не сдадут другой фирме, пока ООО проходит регистрацию.

Подобное письмо не является договором и его предоставление фактически не накладывает на арендодателя никаких обязанностей. Даже в случае, если в нем подробно расписать параметры соглашения, расценивать гарантию в роли предварительной договоренности не следует.

2. Кто составляет документ

Арендодатель готовит письмо собственноручно, отражая в нем свое согласие на сотрудничество с конкретным ООО. Предоставить гарантию может и юридическое лицо, и физическое - для налоговой не имеет значения, кто является собственником объекта.

В представленных выше шаблонах больших отличий также не присутствует.

3. Что должно быть в гар.письме

Обязательные пункты, которые нужно включить в текст гарантии для признания документом:

  • Указать данные человека или компании, которая предоставляет помещение в аренду и дает данную гарантию. Физлицам достаточно указать паспортные данные, а юрлица записывают свои реквизиты.
  • Данные налоговой, в которой компания пройдет регистрацию (название, номер).
  • Конкретное описание и параметры объекта - адрес, количество квадратных метров, номер офиса, расположение на этаже и пр.
  • Параметры фирмы, которой адресуется гарантия: название по уставу, ФИО исполнительного органа.
  • Фразу о согласии на предоставление объекта в аренду.

При подготовке данного документа учитывайте также стандарты этикета:

  • Придерживайтесь стилистики делового письма.
  • Распечатывайте или пишите от руки на листе бумаги А4.
  • Не забывайте об указании реквизитов, проставлении печати (если есть), оставьте место для подписи.
  • Если автором документа является компания, она может использовать бланк фирмы.

4. Правила заполнения документа в 2022 году

Так как письменная гарантия не является ни договором, ни офертой, то и определенного бланка для нее не установили. Её можно составлять произвольно, но не забывать об указании ряда основных моментов, которые сделают обычное письмо гарантийным.

Первая часть письма состоит из оформления “шапки”. В нее вносятся контакты и реквизиты владельца объекта недвижимости. Важно писать действующий мобильный номер, чтобы представитель ИФНС мог связаться с собственником. Фирма-арендатор вписывается в роли адресата, а также здесь указываются данные налоговой, куда компания будет предоставлять гарантию.

Следующая часть начинается с заголовка, соответствующего наименованию самого документа - пишем “Гарантийное письмо” в центре листа.

Содержание описывается произвольно, выражая такие нюансы:

  • описание объекта аренды (адрес, площадь и т.п.);
  • возможность сдачи объекта в пользование и намерения в отношении фирмы, которой адресуется письмо;
  • наличие оснований для распоряжения объектом (права собственности, разрешение на субаренду);
  • отсутствие оснований, препятствующих пользованию недвижимостью (подтвердить, что объект не в залоге, не под арестом или обременением);
  • гарантию того, что при условии законной регистрации ООО арендодатель заключит с ним договор на аренду.

К гарантийному письму принято прикреплять копию правоустанавливающего документа, который подтвердит правомерность действий арендодателя. В заключительной части владелец объекта подписывается под текстом в одностороннем порядке и, при наличии печати, ставит оттиск.

Планируете зарегистрировать ООО?
Не тратьте время на документы! На нашем сервисе их можно подготовить оперативно, не вникая в требования налоговой! Вы просто заполните анкету, а система сама заполнит бланки вашими данными. Всего 15 минут, и документы с инструкцией уже у вас. И это абсолютно бесплатно!

5. Варианты предоставления письма с гарантией в ФНС

Арендатор просит собственника помещения о выдаче гарантии для налогового органа и сам подает полученный документ. Как это сделать:

  1. Можно обратиться в инспекцию лично, записавшись на прием. Если предоставление письма совпадает с моментом подачи документов на регистрацию компании, то помните - все учредители должны явиться единовременно и остальные документы должны быть подготовлены в полном объеме.
  2. Допускается почтовая отправка гарантии, но в этом случае следует использовать ценное отправление. Также во многих регионах популярна отправка курьерскими службами.
  3. Удаленная подача через сервис налоговой возможна только если у юрлица имеется цифровая подпись.

Автора документа следует заранее оповестить о возможном звонке из налоговой инспекции.

Если компания встает на учет по прописке руководителя, то писать гарантию не нужно - её заменяет документ “согласие собственника”.

6. В каких случаях ФНС разрешает регистрировать фирму по адресу прописки

В законе нет запрета на учет ООО по месту домашнего адреса его руководителя. Но у директора или учредителя должны иметься права на проживание в указанном помещении - регистрация или право собственности, или основания законного проживания на иных условиях, например, договорных.

Важно : если объектом владеют несколько человек, от них потребуется получить письменное разрешение на размещение фирмы - так они подтвердят, что регистрация компании не нарушит их интересов.