Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

• Шаблон гарантийного письма от собственника физического лица DOC, 26 KB
• Шаблон гарантийного письма от собственника юридического лица DOC, 27 KB

1. Когда юрлицо предоставляет в ФНС гар.письмо

Причины, по которым фирма может запросить гарантию у своего арендодателя,могут быть разными:

• Для налоговой, которая часто запрашивает гарантию для регистрации адреса компании.
• Для своей безопасности, если контрагент непроверенный.
• Для уверенности, что компания может рассчитывать на аренду помещения и его не сдадут другой фирме, пока ООО проходит регистрацию.

Подобное письмо не является договором и его предоставление фактически не накладывает на арендодателя никаких обязанностей. Даже в случае, если в нем подробно расписать параметры соглашения, расценивать гарантию в роли предварительной договоренности не следует.

2. Кто составляет документ

Арендодатель готовит письмо собственноручно, отражая в нем свое согласие на сотрудничество с конкретным ООО. Предоставить гарантию может и юридическое лицо, и физическое - для налоговой не имеет значения, кто является собственником объекта.

В представленных выше шаблонах больших отличий также не присутствует.

3. Что должно быть в гар.письме

Обязательные пункты, которые нужно включить в текст гарантии для признания документом:

• Указать данные человека или компании, которая предоставляет помещение в аренду и дает данную гарантию. Физлицам достаточно указать паспортные данные, а юрлица записывают свои реквизиты.
• Данные налоговой, в которой компания пройдет регистрацию (название, номер).
• Конкретное описание и параметры объекта - адрес, количество квадратных метров, номер офиса, расположение на этаже и пр.
• Параметры фирмы, которой адресуется гарантия: название по уставу, ФИО исполнительного органа.
• Фразу о согласии на предоставление объекта в аренду.

При подготовке данного документа учитывайте также стандарты этикета:

• Придерживайтесь стилистики делового письма.
• Распечатывайте или пишите от руки на листе бумаги А4.
• Не забывайте об указании реквизитов, проставлении печати (если есть), оставьте место для подписи.
• Если автором документа является компания, она может использовать бланк фирмы.

4. Правила заполнения документа в 2024 году

Так как письменная гарантия не является ни договором, ни офертой, то и определенного бланка для нее не установили. Её можно составлять произвольно, но не забывать об указании ряда основных моментов, которые сделают обычное письмо гарантийным.

Первая часть письма состоит из оформления “шапки”. В нее вносятся контакты и реквизиты владельца объекта недвижимости. Важно писать действующий мобильный номер, чтобы представитель ИФНС мог связаться с собственником. Фирма-арендатор вписывается в роли адресата, а также здесь указываются данные налоговой, куда компания будет предоставлять гарантию.

Следующая часть начинается с заголовка, соответствующего наименованию самого документа - пишем “Гарантийное письмо” в центре листа.

Содержание описывается произвольно, выражая такие нюансы:

• описание объекта аренды (адрес, площадь и т.п.);
• возможность сдачи объекта в пользование и намерения в отношении фирмы, которой адресуется письмо;
• наличие оснований для распоряжения объектом (права собственности, разрешение на субаренду);
• отсутствие оснований, препятствующих пользованию недвижимостью (подтвердить, что объект не в залоге, не под арестом или обременением);
• гарантию того, что при условии законной регистрации ООО арендодатель заключит с ним договор на аренду.

К гарантийному письму принято прикреплять копию правоустанавливающего документа, который подтвердит правомерность действий арендодателя. В заключительной части владелец объекта подписывается под текстом в одностороннем порядке и, при наличии печати, ставит оттиск.

5. Варианты предоставления письма с гарантией в ФНС

Арендатор просит собственника помещения о выдаче гарантии для налогового органа и сам подает полученный документ. Как это сделать:

1. Можно обратиться в инспекцию лично, записавшись на прием. Если предоставление письма совпадает с моментом подачи документов на регистрацию компании, то помните - все учредители должны явиться единовременно и остальные документы должны быть подготовлены в полном объеме.
2. Допускается почтовая отправка гарантии, но в этом случае следует использовать ценное отправление. Также во многих регионах популярна отправка курьерскими службами.
3. Удаленная подача через сервис налоговой возможна только если у юрлица имеется цифровая подпись.

Автора документа следует заранее оповестить о возможном звонке из налоговой инспекции.

Если компания встает на учет по прописке руководителя, то писать гарантию не нужно - её заменяет документ “согласие собственника”.

6. В каких случаях ФНС разрешает регистрировать фирму по адресу прописки

В законе нет запрета на учет ООО по месту домашнего адреса его руководителя. Но у директора или учредителя должны иметься права на проживание в указанном помещении - регистрация или право собственности, или основания законного проживания на иных условиях, например, договорных.