Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса
- 29 августа 2022
- Просмотров:
1. Когда юрлицо предоставляет в ФНС гар.письмо
Причины, по которым фирма может запросить гарантию у своего арендодателя,могут быть разными:
- Для налоговой, которая часто запрашивает гарантию для регистрации адреса компании.
- Для своей безопасности, если контрагент непроверенный.
- Для уверенности, что компания может рассчитывать на аренду помещения и его не сдадут другой фирме, пока ООО проходит регистрацию.
Подобное письмо не является договором и его предоставление фактически не накладывает на арендодателя никаких обязанностей. Даже в случае, если в нем подробно расписать параметры соглашения, расценивать гарантию в роли предварительной договоренности не следует.
2. Кто составляет документ
Арендодатель готовит письмо собственноручно, отражая в нем свое согласие на сотрудничество с конкретным ООО. Предоставить гарантию может и юридическое лицо, и физическое - для налоговой не имеет значения, кто является собственником объекта.
В представленных выше шаблонах больших отличий также не присутствует.
3. Что должно быть в гар.письме
Обязательные пункты, которые нужно включить в текст гарантии для признания документом:
- Указать данные человека или компании, которая предоставляет помещение в аренду и дает данную гарантию. Физлицам достаточно указать паспортные данные, а юрлица записывают свои реквизиты.
- Данные налоговой, в которой компания пройдет регистрацию (название, номер).
- Конкретное описание и параметры объекта - адрес, количество квадратных метров, номер офиса, расположение на этаже и пр.
- Параметры фирмы, которой адресуется гарантия: название по уставу, ФИО исполнительного органа.
- Фразу о согласии на предоставление объекта в аренду.
При подготовке данного документа учитывайте также стандарты этикета:
- Придерживайтесь стилистики делового письма.
- Распечатывайте или пишите от руки на листе бумаги А4.
- Не забывайте об указании реквизитов, проставлении печати (если есть), оставьте место для подписи.
- Если автором документа является компания, она может использовать бланк фирмы.
4. Правила заполнения документа в 2024 году
Так как письменная гарантия не является ни договором, ни офертой, то и определенного бланка для нее не установили. Её можно составлять произвольно, но не забывать об указании ряда основных моментов, которые сделают обычное письмо гарантийным.
Первая часть письма состоит из оформления “шапки”. В нее вносятся контакты и реквизиты владельца объекта недвижимости. Важно писать действующий мобильный номер, чтобы представитель ИФНС мог связаться с собственником. Фирма-арендатор вписывается в роли адресата, а также здесь указываются данные налоговой, куда компания будет предоставлять гарантию.
Следующая часть начинается с заголовка, соответствующего наименованию самого документа - пишем “Гарантийное письмо” в центре листа.
Содержание описывается произвольно, выражая такие нюансы:
- описание объекта аренды (адрес, площадь и т.п.);
- возможность сдачи объекта в пользование и намерения в отношении фирмы, которой адресуется письмо;
- наличие оснований для распоряжения объектом (права собственности, разрешение на субаренду);
- отсутствие оснований, препятствующих пользованию недвижимостью (подтвердить, что объект не в залоге, не под арестом или обременением);
- гарантию того, что при условии законной регистрации ООО арендодатель заключит с ним договор на аренду.
К гарантийному письму принято прикреплять копию правоустанавливающего документа, который подтвердит правомерность действий арендодателя. В заключительной части владелец объекта подписывается под текстом в одностороннем порядке и, при наличии печати, ставит оттиск.
5. Варианты предоставления письма с гарантией в ФНС
Арендатор просит собственника помещения о выдаче гарантии для налогового органа и сам подает полученный документ. Как это сделать:
- Можно обратиться в инспекцию лично, записавшись на прием. Если предоставление письма совпадает с моментом подачи документов на регистрацию компании, то помните - все учредители должны явиться единовременно и остальные документы должны быть подготовлены в полном объеме.
- Допускается почтовая отправка гарантии, но в этом случае следует использовать ценное отправление. Также во многих регионах популярна отправка курьерскими службами.
- Удаленная подача через сервис налоговой возможна только если у юрлица имеется цифровая подпись.
Автора документа следует заранее оповестить о возможном звонке из налоговой инспекции.
Если компания встает на учет по прописке руководителя, то писать гарантию не нужно - её заменяет документ “согласие собственника”.
6. В каких случаях ФНС разрешает регистрировать фирму по адресу прописки
В законе нет запрета на учет ООО по месту домашнего адреса его руководителя. Но у директора или учредителя должны иметься права на проживание в указанном помещении - регистрация или право собственности, или основания законного проживания на иных условиях, например, договорных.